I. Chức năng:
Phòng Hành chính - Quản trị có chức năng tham mưu, và tổ chức thực hiện công tác Hành chính - Quản trị bao gồm: công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng (vật chất - kỹ thuật, tài sản,..), đảm bảo phương tiện, trang thiết bị văn phòng, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Viện và công tác quản trị nội bộ theo đúng quy định của Pháp luật; tổ chức thực hiện việc phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Viện; tổ chức thực hiện việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho công tác Hành chính - Quản trị.
II. Nhiệm vụ:
- Công tác hành chính
- - Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư; tiếp nhận, quản lý, phân luồng văn bản, tài liệu (đến, đi) theo quy định; hướng dẫn các đơn vị trong việc thực hiện quy định về giữ bí mật thông tin, tài liệu liên quan.
- Kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày theo đúng quy định trước khi trình cấp có thẩm quyền ký và ban hành.
- Thực hiện công tác trình ký các văn bản.
- Phối hợp với các đơn vị lập và ban hành danh mục hồ sơ; hướng dẫn, quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ theo quy định.
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, sao y văn bản theo đúng quy định.
- Quản lý việc cấp, hủy, thay đổi thông tin chứng thư số của cá nhân và của Viện theo đúng quy định.
- - Sử dụng và quản lý con dấu của cơ quan theo đúng quy định (trừ con dấu của Đảng).
- - Quản lý, đảm bảo các phương tiện thông tin liên lạc: điện thoại, fax... được thông suốt; triển khai, duy trì hoạt động ổn định của các phần mềm ứng dụng quản lý văn bản điện tử (V-office).
- In ấn tài liệu phục vụ cho công tác của Viện.
- Mua các loại vé phương tiện đi lại (tàu, xe, máy bay…) cho Lãnh đạo và viên chức, người lao động trong Viện hoặc khách đến làm việc tại Viện (khi các đơn vị, cá nhân có nhu cầu).
- Phục vụ họp, giao ban, lễ tân, khánh tiết trong các ngày lễ, kỷ niệm, hội nghị, hội thảo, việc hiếu hỷ theo quy định.
- Công tác quản trị
- Đầu mối thực hiện quản lý trang thiết bị văn phòng; cơ sở hạ tầng của Viện và thực hiện kịp thời việc sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng nhà cửa, đường, sửa chữa, thay thế, lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, hệ thống điện,... trong Viện.
- Theo dõi, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, dự án đầu tư công.
- Quản lý các Hội trường của Viện, phục vụ hậu cần trang thiết bị cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
- Quản lý hệ thống kho Hành chính - Quản trị và kho lưu trữ của Viện, trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị công nghệ thông tin của Viện.
- Quản lý thu gom rác thải tập trung, xử lý nước thải, giữ gìn vệ sinh công cộng, cảnh quan môi trường, chăm sóc sân vườn trong Viện.
- Quản lý, điều phối xe ô tô đảm bảo cho viên chức, người lao động đi công tác theo đúng quy định của Pháp luật và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Viện.
- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán thực hiện việc nhập và xuất kho Hành chính - Quản trị.
- Phối hợp với các đơn vị thực hiện kiểm kê trang thiết vị văn phòng, phương tiện làm việc, trang thiết bị công nghệ thông tin của toàn Viện.
- Đề xuất và thực hiện thanh lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị công nghệ thông tin theo qui định. Phối hợp với Phòng Vật tư - Thiết bị y tế thực hiện công tác thanh lý tài sản theo đúng quy định của pháp luật.
- Công tác chuyển đổi số y tế, ứng dụng công nghệ thông tin
- Đầu mối quản trị mạng, công nghệ thông tin (CNTT): xây dựng quy chế và thực hiện việc giám sát, kiến nghị liên quan đến CNTT; lập kế hoạch triển khai ứng dụng và phát triển CNTT trong hoạt động của Viện; đảm bảo duy trì hoạt động thống suốt của các thiết bị CNTT cho các đơn vị; hướng dẫn đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực, ứng dụng CNTT cho viên chức của Viện. Quản trị hệ thống mạng máy tính nội bộ và mạng internet của Viện. Tổ chức sửa chữa, khắc phục sự cố mạng và các thiết bị ngoại vi, đường dẫn.
- Phát triển, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, xây dựng hệ thống quản lý thông tin tổng thể; phục vụ công tác chuyển đổi số y tế của Viện.
- Thực hiện kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin định kỳ theo đúng cấp độ an toàn thông tin của hệ thống thông tin.
- Đề xuất triển khai, thẩm định chất lượng kết quả các dự án công nghệ thông tin, đơn vị cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin phục vụ mục tiêu chuyển đổi số tại Viện.
- Công tác mua sắm
- Lập kế hoạch, triển khai thực hiện công tác mua sắm, đầu tư theo đúng chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
- Đầu mối phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán, Tổ chuyên gia (nếu có) dự thảo các hợp đồng mua sắm theo chức năng nhiệm vụ của Phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng giao.
III. Cơ cấu tổ chức:
- Tổ Hành chính;
- Tổ Quản trị, cơ xưởng;
- Tổ Công nghệ thông tin;
- Tổ Lái xe;
- Tổ Kho.
